Foire aux questions du programme régional : formations Parcours métiers
 

Foire aux questions du programme régional : formations Parcours métiers

par GIP Alfa Centre-Val de Loire (ER).
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Sommaire
Les questions sont classées par thématique. Mise à jour 2 novembre 2017.

Accès

Comment supprimer les comptes utilisateurs pour des agents qui ont quitté la structure ?

Il suffit de supprimer les comptes en cochant la croix présente en face du nom.

 

Annulation d'un bon de commande

J'ai bénéficié d'un bon de commande que finalement je n'utiliserai pas. Comment procéder ?

Il convient d'avertir obligatoirement votre référent formation en motivant la demande d'annulation.
Puis, une fois la validation obtenue, vous devez le solder sur EOS :
- en confirmant l'absence de réalisation sur chaque période
- et en générant le solde qui sera soit à 0 € (si aucune avance versée) soit négatif (si avance versée, un titre de recette sera émis par la Région).

 

Avance

Comment se passe l'avance en cas de sous traitance en cours de bon de commande ?

L'avance du titulaire est diminuée du montant de l'avance du sous traitant. La récupération se fait sur l'acompte suivant.

 

Quel est le mode de récupération de l'avance 5 % ?

Le CCACC prévoit effectivement la récupération en une seule fois de l’avance dès lors que 65 % des réalisations sont atteints.

Toutefois, le fonctionnement d’EOS ne permet pas actuellement d’appliquer cette disposition.

Ainsi sur EOS, la récupération de l’avance est échelonnée sur toute la période de récupération située en 65 et 80 % de réalisation. Voici les modalités de calcul :

  • Détermination de la part de récupération : [Taux de réalisation (non arrondi) – 65 (seuil de récupération)] / 15 (seuil sup. 80 – seuil inf. 65)
  • Montant de l’avance à récupérer : montant de l’avance x part de récupération calculée ci-dessus.

 

Consultation

Le lancement des nouvelles consultations par appel d’offres (ex : FREF) est-il relayé sur les boîtes mails des correspondants OF inscrits dans Sam ?

Oui si les correspondants OF se sont inscrits aux alertes en fonction des mots-clés.

 

Contact /organisation

En cas de changement d'organisation au sein de l'OF.

Penser à modifier votre fiche contact et informer la Région.

 

Corbeille de tâches

Sur l’écran d’accueil d’EOS, des tâches de "demandes de paiement en retard" et de "réalisations retard" apparaissent : à quoi cela correspond ?

Ces messages ne sont pas bloquants. Ils indiquent simplement un retard (peut-être justifié) dans la saisie des réalisations ou pour des demandes de paiement. Ces messages disparaissent lorsque les réalisations ont été validées ou que la demande de paiement a été validée par la Région.

 

Emargements

Pour les émargements en entreprise des stagiaires, la signature du tuteur et le cachet de l'entreprise pourraient-ils suffire ? (en se passant de la signature du directeur de l'entreprise quand il n'est pas là/disponible) 

Oui

 

Evaluation

 

Nous nous interrogeons au sujet des attestations de compétences dans le cadre des formations "Elaborer un projet professionnel". Ce document est-il obligatoire à l'issue de la formation ?

Conformément au CCTAC, point 10 : organisation de la formation et modalités pédagogiques, point "évaluer et attester les compétences", p. 8
"L’évaluation des compétences et l’établissement d’une attestation de compétences (dont le modèle est fourni en annexe E) sont obligatoires pour chacun des stagiaires des actions "acquérir les 1ers gestes professionnels du métier de" et pour les stagiaires des actions "se former au métier de" dès lors qu’aucune certification complète ou partielle n’a été obtenue."

 

Concernant les modalités d’évaluation et d’analyse des résultats, il est fait mention dans le CCTAC Achat de Parcours Métiers, à la page 9, d’une mesure de l’insertion professionnelle en fin de formation et à 6 mois.
Il est également fait référence à une enquête à 6 mois dans le contrat de formation avec le stagiaire.
Cette mesure/enquête doit-elle être réalisée par l’organisme de formation ?
Dans la positive, y a-t-il un support/document spécifique à utiliser ?

La Région évalue les résultats des actions de formation sur la base :

  • des résultats de validation en fin de formation,
  • de l’insertion professionnelle à l’issue et 6 mois après la fin de la formation
  • de la satisfaction des stagiaires.

 

  • En ce qui concerne les résultats de validation

1/ Conformément au CCTAC, Point 10. organisation de la formation et modalités pédagogiques,
- il vous est demandé d’"évaluer et attester les compétences développées par le stagiaire afin de favoriser les suites de parcours dans le cadre d’une évolution professionnelle, dans le cadre de la VAE (validation des acquis de l’expérience), ou encore de formations modularisées".
- "L’évaluation des compétences et l’établissement d’une attestation de compétences (dont le modèle est fourni en annexe E – voir sous http://www.etoile.regioncentre.fr/GIP/site/etoilepro/programme-regional-formation) sont obligatoires pour chacun des stagiaires des actions "acquérir les 1ers gestes professionnels du métier de" et pour les stagiaires des actions "se former au métier de" dès lors qu’aucune certification complète ou partielle n’a été obtenue."
2/ Vous devez également remplir les champs présents dans EOS concernant la situation du stagiaire à l’issue de la formation en termes de validations (totale, partielle et attestations de compétences + compétences acquises).

 

  • En ce qui concerne l’insertion professionnelle à l’issue et 6 mois après la formation

- Insertion professionnelle à l’issue, il vous est demandé de :
o renseigner les champs concernés pour chaque stagiaire dans EOS
o de transmettre à la Région un bilan collectif voir imprimés sous http://www.etoile.regioncentre.fr/GIP/site/etoilepro/programme-regional-formation
- Insertion professionnelle à 6 mois, voir CCTAC point 11 : modalités d’évaluation et analyse des résultats :
o Les organismes de formation doivent mesurer les résultats des actions menées, dans le cadre de leur démarche d’auto-évaluation.
o La Région quant à elle, demande à un prestataire extérieur de réaliser une enquête sur l’insertion professionnelle 6 mois après la fin de la formation, sur la base d’un échantillonnage.

 

  • En ce qui concerne la satisfaction des stagiaires :

 

Interfaçage

A quelle échéance EOS sera-t-il interfacé avec l'outil Rémufp pour la rémunération via Docapost ?

L'interfaçage est prévu pour le second semestre 2017 pour les actions de formation et la création des stagiaires.
Pour les informations liées aux réalisations des stagiaires, dans un second temps.

 

Modification bon de commande

Je souhaite modifier les dates ou le volume d'heures du bon de commande.

Les dates et volume du bon de commande ne sont pas modifiables.

 

Les dates de la session dépassent les dates du bon de commande.

2 cas :

  • la session a démarré avant la date de début du bon de commande : les heures ne pourront être saisies, la session doit être mise en cohérence avec l'achat effectif signé par le bon de commande
  • la session se termine après la date finale du bon de commande : un bon de commande modificatif devra être envoyé et à re-télécharger par l'OF.

 

Modification session

Je souhaite modifier les dates, l'effectif ou une autre caractéristique de la session.

Il suffit de ressaisir les dates modifiées dans la fiche session et de les enregistrer.

Le/la référent(e) territorial(e) de formation interviendra ensuite pour revalider la fiche session pour que les informations soient correctement transmises sur Etoile.

Vous pouvez l’alerter pour obtenir son accord préalable et plus rapide.

NB : les dates de session doivent être comprises dans celles du bon de commande.

 

Je souhaite modifier le lieu de la session.

En accord avec le/la référent(e) territorial(e) de formation , l’OF modifie l’adresse du lieu de formation dans la session.
Le/la référent(e) territorial(e) de formation doit valider puis re-transmettre la session au Gip.

 

Paiements

Lorsque les demandes d'acomptes du mois N ne sont pas validées par la Région, est-ce bloquant pour faire la demande d’acompte suivante ?

Si la Région n’a pas validé une demande de paiement, l'OF ne peut pas en faire une nouvelle (contrairement à Giraf où plusieurs demandes de paiement pouvaient être faites à la suite sans blocage).
Le message suivant s'affiche alors : "La demande n'est pas générée : il existe une demande en attente non validée par la région pour ce dossier et cet organisme".

 

L'OF a créé un acompte mais il n'est pas visible côté Région.

La demande n'a sans doute pas été validée. Il doit aller dans "Suivi des dossiers" , "Rechercher une demande de paiement", retrouver sa demande, la cocher et "Transmettre à la Région les demandes de paiement",  "A valider".

 

L’OF ne peut pas valider de demande de paiement, n’a pas accès à "transmettre une demande de paiement à la Région".

Vérifier, en fonction du nom, les droits ouverts pour l’utilisateur.
Il existe 4 profils :
=> REFERENT EOS : possède le maximum de droit, déclenchement des paiements, administration des comptes etc…
=> UTILISATEUR-SAISIE : possède que le droit de créer et inscrire des stagiaires et de saisir les rémunérations mais ne possède pas les droits de gestion financière (déclenchement des acomptes, solde etc..)
=> CONSULTATION : n’est autorisé qu’en consultation, ne peut pas faire de modification.
=> CREATION STAGIAIRE : possède le droit uniquement de créer et inscrire des stagiaires, il n’a pas les droits pour saisir des réalisations.

 

Comment obtenir un exemplaire unique sur bon de commande dématérialisé ?

Il faut le demander à gestionfp@regioncentre.fr en précisant le numéro de marché EOS.

 

J'ai le message suivant : la demande n'est pas générée : le montant de l'acompte (0) n'atteint pas le seuil minimal de paiement.

Le seuil de paiement est à 1€.

 

Lorsque nous nous connectons sur la plateforme EOS, nous avons toujours le message suivant :
Vous n'avez pas généré d'état liquidatif depuis au moins janvier 2017 pour le dossier xxxx.

Ce n’est pas un message d’erreur mais une indication. Il disparaitra lorsque vous aurez fait une demande de paiement.

 

Le solde se fait-il au niveau de la session ou du bon de commande ?

Le solde se fait au niveau du bon de commande. Si celui-ci comprend plusieurs sessions, il faut attendre la fin de la dernière session pour solder le bon de commande.

 

La facture est elle à transmettre papier et signée à la Région ?

Non, il n'est plus nécessaire de transmettre des documents signés et papier à la Région. Ceux-ci sont directement disponibles sur EOS ou Chorus.

 

Que faut il indiquer lors de la saisie ou du dépôt de la facture sur Chorus Pro ?

Il faut indiquer le numéro d'engagement tel qu'il figure en en-tête du bon de commande et de la facture EOS.

 

Les fiches d'engagement des stagiaires sont elles à remplir ?

Non pour le PRF 2017.
L’ensemble des engagements ont été rapatriés dans le CONTRAT DE FORMATION qui est obligatoire et susceptible d’être demandé en cas de contrôle approfondi.

 

Comment on peut aller récupérer une facture ou un avis de paiement une fois que l’on fait une demande de paiement ?

Il faut aller dans Suivi dossiers / Rechercher une demande de paiement.
Ne sélectionner que les demandes "validées Région" (à savoir celles payées par la Région).
La facture est téléchargeable en .pdf.

 

J'ai ce message "Le montant de l'acompte (0) n'atteint pas le seuil minimal de paiement (1)".

Vous avez dépassé les 80 % de réalisation de votre bon de commande.
Il n’y aura plus de nouvel acompte de généré, le dernier paiement interviendra au solde du bon de commande, lorsque les formations prévues sur ce bon de commande seront terminées.

 

Comment générer le solde du bon de commande ?

Dans EOS vous devez demander le solde.
Dans le "suivi", cliquer sur "préparer le solde".
Revenir sur chaque mois pour revalider chaque saisie ou régulariser si nécessaire.
Puis faire la demande de paiement du solde comme pour un acompte (ne pas oublier de la transférer).
Transmettre par ailleurs les pièces justificatives demandées dans le cadre du marché.

 

Saisie réalisations

Le volume des heures entreprise dépasse le volume inscrit sur le bon de commande.

Les heures entreprise ne font pas l'objet d'un financement Région toutefois elles ont un impact important pour la rémunération des stagiaires. En cas de dépassement, un message d'alerte s'affiche : contacter le/la référent(e) territorial(e) de formation pour échanger avec lui sur l'opportunité de recalibrer les heures entreprises.

 

Est-il possible de régulariser des heures en négatif sur une saisie validée ?

Lorsque les saisies ont été validées mais qu’aucune demande d’acompte n’a été faite, vous pouvez dévalider votre saisie pour faire votre correction.
Si une demande d’acompte a été faite et a été validée par la Région, il faut alors régulariser en utilisant les colonnes "Régularisation".
Vous pouvez alors renseigner un nombre d’heure négatif mais qui ne supprimera pas les premières saisies.
Attention n’oubliez pas de valider la saisie des heures régularisées afin qu’elles soient prises en compte lors du calcul de l’acompte.

 

La saisie des heures correspondant au bon de commande en amont du démarrage de la session : est-ce nécessaire de remplir "0 h" tous les mois ?

L’OF doit valider ses réalisations pour chaque mois. S’il n’y a pas eu d’heure réalisée, il doit "valider l’absence de réalisation".

 

Démarches extérieures (pour recherche de stage) : faut-il déclarer comme présent en centre ou en absences justifiées ?

CCAAC : sur justificatif, les absences (heures non réalisées mais justifiées) suivantes sont autorisées en cours de formation et comptabilisées en heures réalisées :
Démarches extérieures liées à la formation (justificatifs = convocation) => donc colonne "absences justifiées" sur EOS.

 

Impossibilité de rattacher un stagiaire à une session car il n'y a pas de session rattachée.

Contacter le/la référent(e) territorial(e) de formation pour s'assurer que la session est rattachée au bon de commande.

 

La saisie des heures est impossible pour un stagiaire en sortie anticipée.

1/ saisir les réalisations
2/ sortir le stagiaire et indiquer le motif.

 

Question des heures terminant par 0.25 ou 0.75.

Il convient d’arrondir 0,5 ou 1.

 

Question des heures terminant par 0.30.

Mettre des " . " comme séparateur.

 

Je souhaite saisir la réalisation de mars, mais je suis bloquée avec le message suivant : "février non validé".

Vous devez cliquer sur "suivi", puis "Mois précédent" pour arriver au mois de février.
Puis cocher la ligne et cliquer sur "Confirmer l’absence de réalisation" sauf si réalisations à saisir sur février.
Les saisies de février seront alors validées (à vide) et celles de mars seront autorisées.

 

Comment autoriser le cotraitant à saisir des réalisations ?

Le cotraitant doit être autorisé à saisir des réalisations sur le marché ET sur le bon de commande.
Il faut que le titulaire clique sur l’onglet "Marché", puis dans "Etablissement" modifier pour mettre "oui" à la question "Peut saisir les réalisations ?"
Pour le bon de commande : contacter la Région eos@regioncentre.fr.

 

Comment saisir les heures centre non réalisées justifiées ?

Les heures centre non réalisées justifiées ouvrent droit à paiement : les absences justifiées sont incluses dans les réalisations et on doit préciser à part le nombre d’heure d’absence justifié (nb d’heures réalisée DONT nb d’absences).

 

Message "attention les prestations ne sont pas à niveau égal, les prestations doivent être validées sur une période identique. L'acompte ne peut être généré".

Les prestations centre et entreprise de chaque mois doivent être au même niveau de saisie c’est-à-dire au même statut.

 

Dans le cadre des réalisations en parcours individualisé, sur des EEP par exemple, est-il possible, en prévisionnel et en réalisation, d’aller au-delà de la durée maximale en centre (de même pour l’entreprise) prévue dans la réponse au marché ?

Le CCTAC des Parcours métiers 2017-2020 – annexe A – prévoit des durées maximales totales pour chaque parcours de formation, selon la logique suivante :

  • Elaborer un Projet Professionnel : durée totale max 420 h
  • Acquérir les premiers gestes du métier de. : durée totale max 455 h
  • Se préparer à créer ou reprendre une entreprise : durée totale max 420 h
  • Se former au métier de : en cohérence avec le contenu du référentiel.


Au titre de l’individualisation des parcours de formation et afin que vous puissiez optimiser l’utilisation des heures attribuées dans les bons de commande, le verrou technique sous EOS précédemment évoqué sera supprimé. Nécessitant une intervention extérieure, cette modification technique devrait intervenir d’ici fin septembre.
Le parcours de chaque stagiaire doit néanmoins respecter les durées maximales rappelées ci-dessous.
Pour toute dérogation, il vous sera demandé de vous rapprocher des référents territoriaux formation du territoire concerné.

 

J’ai un stagiaire qui m’a apporté des heures entreprise en retard (feuilles de présence), et j’aimerais pouvoir modifier les heures réalisées sur la plateforme EOS.

Vous pouvez l’indiquer dans la colonne "régularisations" du mois en cours et pour le stagiaire concerné. Ce sera ainsi pris en compte.

 

Dois-je saisir les heures formateurs ?

Les heures formateurs ne sont pas prises en charge par la Région. Il n'est donc pas nécessaire de les saisir.

 

Nous avons validé par erreur les réalisations des heures stagiaires sur le mauvais bon de commande. Comment procéder ?

Il vous faut effectuer des régularisations sur le BDC concerné pour supprimer les saisies erronées.

 

Saisie stagiaires

Lors de la saisie des dossiers stagiaires, les OF souhaitent relire avant de tout valider : la plateforme supprime le nb d'heure saisi, la date d’entrée, le n° action… une évolution est-elle envisageable pour sauvegarder les saisies avant même validation, pour enregistrer une réponse en cours ?

A minima remplir tous les champs au moins obligatoire (ceux avec une *).
Attention ne pas utiliser la touche Entrée.

 

A la création d'un stagiaire ou d'une session, impossible de sauvegarder pour "Date invalide".

Peut-être lié à une incompatibilité de la version du navigateur web avec les calendriers. Utiliser de préférence Mozilla Firefox et voir si l'anomalie se produit toujours. Si toujours l'anomalie le format de la date est sans doute erronée.

 

Code postal pour stagiaire né à l’étranger.

Mettre 99999 en code postal.

 

Sous-traitance

Faut il créer une session pour le titulaire et une session pour le sous traitant ?

Il ne faut pas créer 1 session pour chaque titulaire et sous-traitant mais une seule session pour les 2.

 

Faut il créer 2 fois le même stagiaire en cas de sous traitance (pour le titulaire et pour le sous traitant) ?

Un stagiaire doit être saisi une seule fois par le titulaire ou le sous-traitant.